Ⅰ 企業檔案該如何整理
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關於機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便於實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重「賬外」文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如註明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往「自己」靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一「件」，具體見《歸檔文件整理規則》。「件」有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的「組件」。文件材料已有電子文檔的，可採用縫紉機軋邊（固定）；後期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便於還原和高速掃描。裝訂後的文件材料，每件敲上「檔號章」。
第三步 排列文件：區分「黨群」、「行政」、「業務」三大類之後在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先後排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：後勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
Ⅱ 擔保公司檔案管理辦法
檔案管理制度的內容和構成要素基本上大致不差的，現提供一分河南檔案局的管理文件，你參考一下吧：
第一章 總 則
第一條 為了做好歸檔文件的整理工作，根據國家檔案局發布的中華人民共和國行業標准《<歸檔文件整理規則>（DA/T22—2000）》（以下簡稱《規則》），結合我省實際，制定本實施細則。
第二條 本細則所指的歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的辦理完畢的有保存價值的各種紙質文件材料。
第三條 歸檔文件的整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
第四條 根據《規則》規定和我省的實際情況，從2001年1月1日起，立檔單位對歸檔文件實行以「件」為單位進行整理。取消「卷」級整理，「卷」不再作為文書檔案的保管單位和統計單位。
第二章 實施范圍
第五條 本細則適用於我省各級黨政機關、社會團體和其他組織需歸檔的紙質文件材料的整理工作。
第六條 企業事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理等歸檔文件材料的整理工作，可參照執行本細則。
第七條 科技、會計等專業（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理不適用本細則。
第三章 歸檔文件整理的組織工作
第八條 根據國務院頒發的《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）第七章和中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》規定：凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。
整理環節一般應與機關文書處理工作的組織形式相適應，可採取分教式、集中式或集中與分教相結合的形式。
第九條 立檔單位必須制定本單位的《文書材料整理及歸檔辦法》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，將其納入有關部門和人員的崗位責任制監督實施。
第十條 承擔歸檔文件整理工作的部門和人員應做好文件材料的平時積累工作，要及時收集，嚴格登記，嚴格檢查，隨辦隨歸，妥善管理。
第十一條 檔案人員應深入實際，加強具體指導，認真細致，嚴把質量檢查關。檢查的重點是：應歸檔的文件材料是否齊全完整；整理的方法是否符合本細則和相關規定的要求；歸檔文件保管期限是否劃分准確；與紙質文件相配套的其他門類和載體的檔案，整理方法是否符合要求。
第四章 歸檔文件的整理單位和裝訂
第十二條 歸檔文件以「件」為單位進行整理。一般以每份文件為一件。下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：
（一）正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）作為一件；
（二）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重要，件數較多，又是單件裝訂，如附件一、附件二、附件三、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加「附件X」，並填寫各附件的頁數）；
（三）收文件處理單應與來文作為一件；
（四）原件與復印件或手抄件作為一件；
（五）轉發文件與被轉發文件作為一件（被轉發的來文原件與轉發後的文本應分開保存）；
（六）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；
（七）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書作為一件；
（八）歸檔文件的中文與外文為一件。
第十三條 歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字型大小進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。
第十四條 歸檔文件裝訂前，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。其主要工作內容包括：對破損文件進行修復，對文字模糊或褪變的文件進行復制；去除原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。
第十五條 對大於A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層次，摺痕應盡量位於字跡間隙處。
第十六條 以「件」作為保管單位的各文種和稿本的歸檔文件應以件為單位裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；回復性文件在前，報請性文件在後；結論性材料在前，依據性材料在後；漢文本在前，少數民族文字本在後；中文本在前，外文本在後；收文處理單放在來文前面。
第十七條 裝訂前應將「件」內的各頁按一定方式對齊。採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁，不倒頁，不壓字。
第十八條 歸檔文件採用線繩裝訂。文件較薄（2—39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）採用三孔一線左側裝訂。
第五章 歸檔文件的分類
第十九條 歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類。包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。
第二十條 歸檔文件應採用保管期限——年度——組織機構或保管期限——年度——問題等復式分類法進行分類。過去本機關採用的分類方法如屬上述其中之一，不應改變，以保持穩定。
第二十一條 機構分類法，是指根據內設承辦單位對歸檔文件進行分類。原則上一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位內設機構序列表的規定或習慣上的順序來排列。採用機構分類法不能同時採用問題分類法。
第二十二條 採用機構分類法，原則上要以發文機構的名稱歸入該機構的類中。下列情況的處理方法是：
（一）由業務部門起草，以機關或辦公廳（室）名義發文的，如果內容屬該部門職責或業務范圍，則應歸入負責起草文件的機構；
（二）由幾個機構共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構；
（三）立檔單位內設置的臨時機構，一般應和其他機構一樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存。如果臨時機構與該立檔單位某一常設性內部機構合署辦公的，形成的文件應歸入該內部機構類中。
第二十三條 問題分類法，是指按照文件內容所說明的問題對歸檔文件進行分類。採用問題分類法，要求各類特點明確，不能互相包含。此法只在不適合按機構分類時採用。採用問題分類法時不能同時採用機構分類法。
第二十四條 問題的類別與類名，原則上應根據內設機構的職能性質來設置。不允許按文種設類，更不能以「材料類」、「文件類」、「電報類」等設類。文件、材料、電報等都應按問題合並歸檔。
第二十五條 保管期限分類法，是指根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。各單位劃分保管期限時，應執行《河南省檔案局關於文書檔案保管期限的規定》和《河南省文書檔案保管期限表》的規定。
第六章 歸檔文件的排列
第二十六條 歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列。上級來文集中排列在本級檔案文件之前，下級來文集中排在其後。
第二十七條 同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先後順序排列或者按文件的重要程度排列。
第二十八條 不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時間的先後順序排列，也可按事由的重要程度排列，還可按事由具有的共同屬性排列。
第二十九條 對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應排列在當年同一保管期限歸檔文件的最後，在歸檔文件目錄備注欄中註明「此件與前X件為同一事由」；或與內容相關的某件歸檔文件裝訂成一件，並在歸檔文件目錄備注欄中註明「此件為兩件」。並在插入文件的右上角蓋「插入件」章。
第七章 歸檔文件的編號
第三十條 歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，並以歸檔章的形式在歸檔文件上註明。其內容有：編件號、蓋歸檔章及填寫歸檔章內項目。
第三十一條 件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號（進館時按進館要求編寫，檔案室暫不填寫）兩種。室編件號的編制辦法為：按不同保管期限依文件排列順序每年都從「1」開始編制。在同一保管期限內，類目與類目之間件號可以連編。企業事業單位過去按同一年度、同一類目、同一保管期限內從「1」開始逐卷流水編號的方法，在這次改革中可保持不變。
第三十二條 歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、館編件號等項目。
全宗號，是指同級檔案館給立檔單位編制的代號。
年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如「2001」。
保管期限，是歸檔文件保管期限的簡稱。直接標「永久」、「長期」、「短期」。
件號，見第三十一條。
機構（問題），是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。
第三十三條 歸檔章的格式為長60㎜，寬30㎜，分為均勻的6格。每格刻上項目內容，字型為宋體字，字長度為5㎜。填寫歸檔章項目應使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠等、鉛筆、純蘭墨水等不耐久的書寫材料進行填寫；也可按歸檔項目內容刻成印章，如「人事處」或「人事類」，「永久」或「長期」等印章，直接蓋在歸檔章項目欄內。歸檔章一般應蓋在每份歸檔文件首頁上端右上角的空白位置；歸檔章不應壓蓋文件字跡，不應與批示文字或收文章等重疊。
第八章 歸檔文件的編目
第三十四條 編目，是指編制歸檔文件目錄。包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。其釋義和具體填寫要求如下：
件號，是指室編件號。
責任者，是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，不能使用「本部」、「本局」、「本單位」等含義不明，難於判斷的簡稱；聯合發文責任者應填寫標注發文字型大小的機關。對於領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。
文號，是指文件制發機關的發文字型大小。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成。填寫文號要照實抄錄，不能省略。
題名，即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，並在新擬或補充題名之外加「[]」號，重要的會議記錄重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。
日期，是指文件的成文日期。具體填寫日期項應用4位阿拉伯數字寫明年度，用2位數分別填寫月、日；對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證並填寫。
實際填寫時可將月、日的數字回行填寫，即填為兩行如2001 0101
頁數，是指每一件歸檔文件的頁數。空白頁不計數；請示與批復（含多級請示文）、正本與定稿（法律法規文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿和定稿各為一件，編目時應註明第一稿、第二稿……定稿等）作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。
備注，用於填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。
第三十五條 歸檔文件目錄的格式，見《規則》圖A2。全省原則上採用豎式歸檔文件目錄。
第三十六條 填寫歸檔文件目錄項目時，應使用耐久的書寫材料進行填寫。已採用計算機管理檔案的單位，可使用檔案管理軟體生成並列印出目錄。
第三十七條 歸檔文件目錄的編制。一是歸檔文件目錄採用小流水號分不同保管期限編制。即永久、長期、短期三種歸檔文件目錄每年都從「1」開始編制，並分別裝訂成冊。省轄市、縣（區）直機關較小、文件較少的單位，可若干年分保管期限編制，歸檔文件目錄，厚度一般1.5cm—2.cm為宜。二是歸檔文件目錄封面設置要求。封面應設置全宗名稱、年度、保管期限等項目，取消機構（問題）項目。在歸檔文件目錄的右上角標上「機構（問題）」，如「辦公室」或「綜合類」。為便於保管和利用，全省統一規定，每盒內要放置一份歸檔文件目錄。
第九章 歸檔文件的裝盒
第三十八條 歸檔文件應嚴格按照件號的先後順序裝檔案盒，其工作內容包括填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目等。
第三十九條 裝盒時，應按照分類法，將同一年度、同一保管期限、同一類目的文件裝入一盒或若干盒。一般不能跨年度、跨機構（問題）、跨保管期限裝盒。上級文件與下級文件，應分開裝盒。一般不與本機關文件混裝（針對本機關的文件除外）。機關較小、文件較少的單位，上下級文件可按同一年度、同一保管期限、同一類目的文件混裝一盒。
第四十條 檔案盒是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，製作規格與式樣按《規則》執行。檔案盒可豎式排列，也可橫式排列。
第四十一條 檔案盒的封面應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱）。
第四十二條 檔案盒盒脊應根據不同的排列方式，在盒脊或底邊准確填寫各檢索項。包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）。起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最後的歸檔文件件號，其間用「——」號連接，館編件號待檔案移交進館時再行編制；盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列的順序流水號編制。《規則》要求在檔案移交進館時按進館要求編制。為方便檔案室管理，我省規定檔案室統一用鉛筆編制填寫盒號。大機關檔案多，可按不同保管期限每年從「1」開始小流水編制盒號；小機關檔案少，可按不同保管期限逐年大流水編制盒號。
第四十三條 每一盒歸檔文件應設置備考表。備考表設置項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
盒內文件情況說明，要求填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括該盒內歸檔文件的收集齊全完整程度，文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。
整理人，填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任；
檢查人，填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人填寫，也可由機關內部機構負責人填寫。
日期，填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。
備考表的外形尺寸、頁邊和文字尺寸等見《規則》圖A5。
第四十四條 本實施細則解釋權屬河南省檔案局。過去與本實施細則不一致的規定和辦法同時廢止。
Ⅲ 如果想整理公司的檔案室，能給介紹幾種分類整理方法嗎或者介紹幾種整理檔案資料的工具也可以，謝謝
檔 案 分 類 立 卷 辦 法
一．總則
為了規范********公司的檔案分類和整理工作，保持其方法的延續性，現根據《********公司檔案分類大綱》要求，結合********公司實際，特製定本辦法。
1.本辦法適用於********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理，以及檔案信息系統的分類管理。
2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代 字
類目名稱
代 字
類目名稱
A
文書檔案類
C 會計檔案類
J
基本建設類
x
聲像檔案類
W 實物檔案類
T
專題檔案類
二．各類檔案的分類立卷辦法
（一） 文書檔案的分類整理
1、歸檔原則
遵循文件的自然形成規律，保持文件的原貌和完整，准確判定文件的保管期限，適應新技術應用的需要，便於保管和利用。
按照歸檔范圍的規定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序
以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
「件」的含義：
2．1單份文件，一份文件為一件；
2．2各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；
2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；
2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；
2．5來文與復文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類
1）按年度分類---
2）按部門內容分類---
3）按保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。
4、裝訂
4．1去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在後；復文在前，來文在後。在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張產生直接或間接的損害。
4．2凡文件尺寸大於A4紙規格的，要按A4紙規格進行折疊或裁剪，小於16開規格及破損的要進行托裱，對字跡模糊的文件要進行復制。
4．3在該份文件的正文輸入計算機之前，不宜用乳膠或縫紉機來裝訂（因為會影響以後將該文件拆訂、掃描）。
5、排列
先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先後排列，並且盡可能將關系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。
6、編號
6．1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖1），並填寫有關欄目的內容。
6．2檔號章的項目及填寫內容：
類別號：文書檔案的類別號為A。
期限：即保管期限，分兩類，填寫「長久」或「短期」。
年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數字標公元紀年。
機構：不分機構編檔號的單位此欄可不填。
件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。
6．3在每年歸檔工作結束後，如發現有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之後編號歸檔。
Ⅳ 怎樣整理檔案
1、系統排列和編目
在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調整
對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。
Ⅳ 如何製作整理公司檔案
製作整理公司檔案，可以按以下方法：
1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案 。應了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記，了解全宗的數量，所屬年代或形成時間，主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。
2、區分檔案全宗和分類情況
3、細分和組卷、草擬案卷標題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，並進行適當調整。
5、全面審查修改完善標題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。
7、對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一，不能隨意變動。
Ⅵ 如何整理檔案
檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：
（一）檔案館對接收與徵集檔案的整理
1、系統排列和編目
在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調整
對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標准化的提高，對於檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以「案卷」為單位整理。
按「卷」整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬於不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便於保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最後的全面調整，然後進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬於本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特徵；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，並確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；
（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先後或重要程序排列）；
（5）編制卷內目錄（樣式附後）和備考表；
（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列後裝訂成卷或按件放入檔案盒內；
（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然後按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按「件」整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以「件」為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類後的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；
（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋「檔號章」（樣式附後），並填寫有關欄目的內容；
Ⅶ 如何正確整理公司的檔案與資料!
分門別類，按序擺放於檔案廚內，貼上標記，便於查考。
Ⅷ 公司要我來負責歷年的檔案管理，請問有好的整理方法嗎
1、將檔案分類：把所有的檔案都大概瀏覽一遍，至少知道現在都有哪些檔案，然後結合公司的經營性質、公司部門設置等，做一個具體的《檔案分類表》
2、將各種檔案名稱都納入到檔案分類表的范圍裡面。要具體，如果有些文件無法確定分入哪一類，就先分入最接近的那個類別。在整理檔案的過程中，也要不斷完善檔案分類表。
3、按分類表，將歷年的檔案都分好類。每個類別的文件再按時間從舊到新排序。
4、將文件裝檔案盒，檔案盒上註明分類名稱和檔案盒順序號，以及盒內文件的順序號。
5、做個檔案盒和盒內文件的匯總表。
以上工作如果有檔案管理軟體協助，會輕松很多。但手工做也不會很難，只是要細心。